Colombia: A partir del 1 de agosto, estos son los documentos que deberán emitirse electrónicamente

Servicios públicos domiciliarios, tiquete de transporte de pasajeros y extracto bancario: cómo enviar cada documento por correo electrónico, beneficios y sus características.

Bogotá, julio de 2024 – La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió el 31 de enero de 2024 la Resolución 000008, que establece la obligatoriedad de convertir ciertos documentos en Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) con Sistema POS a partir del 1 de agosto de 2024. Esta medida tendrá un impacto significativo en la gestión tributaria y administrativa en Colombia, promoviendo la modernización y transparencia en las transacciones.

A continuación, Sovos Saphety Colombia explica y presenta un análisis sobre cada documento afectado, cómo deben enviarse por correo electrónico y los beneficios que conlleva esta transformación. Según la compañía, este es un cambio trascendental que impactará a empresas, PYMES y a todos los colombianos.

Tipos de documentos que ahora deberán ser electrónicos:

• Facturas de servicios públicos domiciliarios: Las empresas prestadoras de servicios de agua, energía y gas deberán generar y enviar facturas electrónicas. Este proceso no solo moderniza la emisión y gestión de estas facturas, sino que también asegura su validez fiscal y facilita su consulta por parte de los consumidores, garantizando así una mayor transparencia en los costos.
• Tiquetes de transporte de pasajeros: Las empresas de transporte terrestre y aéreo deberán implementar la emisión de tiquetes electrónicos. Estos tiquetes deberán ser generados y validados en tiempo real, simplificando el proceso de facturación y mejorando la experiencia del cliente.
• Extractos bancarios: Las entidades financieras estarán obligadas a generar y transmitir extractos bancarios en formato electrónico. Estos extractos deben ser enviados a los clientes de manera segura e incluir información detallada sobre las transacciones, ayudando a los usuarios a llevar un mejor control de sus finanzas.

“Aunque esta transformación requiere una inversión inicial en tecnología y capacitación, ofrece beneficios a largo plazo. Las multas por incumplimiento pueden afectar tanto la operación como la reputación de las empresas. La normativa busca garantizar la trazabilidad y la integridad de las transacciones comerciales, simplificando los procesos administrativos. Este cambio no solo implicará ajustes tecnológicos, sino también un cambio cultural en la forma en que las empresas manejan su documentación y cumplimiento normativo”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia

Beneficios de la transformación digital

• Mayor transparencia y seguridad: La digitalización de documentos asegura la integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo el riesgo de fraude y errores. Esto es crucial para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las regulaciones fiscales.
• Eficiencia administrativa: La gestión electrónica de documentos simplifica los procesos administrativos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna, permitiendo a las empresas dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
• Reducción de costos operativos: A pesar de la inversión inicial, a largo plazo, la digitalización puede reducir gastos relacionados con el manejo y almacenamiento de documentos físicos, así como costos por errores en la facturación.
• Cumplimiento normativo: Las empresas que se adapten a estas nuevas exigencias evitarán multas y protegerán su estabilidad financiera y reputación, además de acceder a incentivos ofrecidos por las autoridades fiscales.

“Estos cambios representan una oportunidad para que las empresas se adapten y aprovechen los beneficios de la digitalización. En Sovos Saphety Colombia estamos comprometidos en apoyar a las PYMES en esta transición. La implementación de estos cambios no solo es un reto, sino una puerta abierta hacia un futuro más eficiente y sostenible”, comenta el directivo.

Instrucciones para el envío seguro de documentos electrónicos

• Adjunta correctamente: Asegúrate de que los archivos sean los correctos, en el formato adecuado y libres de malware. Se recomienda usar formatos estándar como PDF.
• Asunto informativo: Indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan documentos importantes, por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
• Explicación contextual: Proporciona una breve descripción del contenido de los documentos adjuntos, explicando su relevancia y cómo beneficiarán al destinatario.
• Firma profesional: Incluye siempre una firma profesional con tu nombre completo, cargo y datos de contacto. Esto brinda credibilidad y facilita futuras comunicaciones.

“Sabemos que la transición hacia la digitalización puede ser un proceso desafiante. Por ello, queremos ayudar a las PYMES en esta transformación con nuestro soporte técnico continuo y programas de capacitación personalizados que garantizan que su empresa esté completamente equipada para cumplir con las nuevas normativas. Nuestro objetivo es asegurar en Colombia una implementación fluida y exitosa”, concluye Silva.